Conservación de datos personales: ¿durante qué plazo es legal?

Conservación de datos personales: ¿durante qué plazo es legal?

2020-07-14T08:58:59+00:00

Actualizado el martes, 14 julio, 2020

Hoy queremos resolver una de las mayores dudas que nos plantean nuestros clientes de Protección de Datos, “¿Cuánto tiempo puedo conservar los datos de mis clientes? ¿Hasta cuándo es legal?”.

Y es que la pregunta de si hay un tiempo máximo para conservar los datos personales que almacena en su empresa no es una pregunta sencilla y que contemple una única respuesta genérica, dicha conservación depende de numerosos factores.

Esto ocurre a causa de que nos encontramos frente a una cuestión sobre la cual, la normativa actual de protección de Datos (RGPD y LOPDGDD) no especifica nada de forma directa, sino que deberemos remitirnos a otros cuerpos legales transversales que responderán de manera específica en determinados casos.

En este sentido, adelantamos que en posteriores artículos haremos además algunas matizaciones atendiendo a los principios que rigen el RGPD y LOPDGDD en relación a la conservación de datos personales para su mayor aclaración.

¡Pero no te preocupes! El artículo de hoy no será tan técnico. A continuación, expondremos los plazos más importante en relación a la conservación de los datos personales.

safety iuris consultoría

PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DATOS PERSONALES

Videoviglancia

En relación a la conservación de datos personales en forma de imágenes/sonidos captados por los sistemas de videovigilancia, estos serán cancelados en el plazo máximo de 1 mes desde su captación.

Excepciones

Si de la observación de las grabaciones se aprecian infracciones penales o administrativas graves o muy graves y existe una investigación policial en curso no se podrán eliminar.

Acceso a edificios

1 mes para cancelar los datos incluidos en ficheros automatizados para controlar el acceso a edificios.

Ley de mediación en asuntos civiles y mercantiles

Como es lógico, un procedimiento de mediación puede concluir con acuerdo o no, y sobre el mismo pueden recaer futuras responsabilidades.

Por lo tanto los datos personales se almacenarán al menos durante 4 meses en el expediente de la mediación.

Derecho de Internet

Los prestadores de servicios de comunicaciones electrónicas podrán conservar los datos personales al menos durante 1 año:

  • Identificador de usuario
  • dirección IP
  • número de teléfono
  • IMSI e IMEI
  • fecha y hora de la comunicación electrónica
  • identificación del tipo de servicio utilizado (voz, datos, SMS o MMS)

Derecho hotelero

Los libros registro de entrada en los establecimientos hoteleros deberán almacenarse durante 3 años, a disposición de los Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado.

Ley de Seguridad Privada

Los informes de investigación deberán conservarse archivados, al menos, durante 3 años, incluidas las imágenes grabadas.

No obstante lo datos estarán debidamente bloqueados.

Ley General Tributaria

Esta normativa dispone un plazo de 4 años para que se puedan ejercitar derechos, ya sean formales o económicos por parte del contribuyente o la Administración.

Por lo tanto, almacena el IVA y el IRPF durante 4 años por si acaso.

Reglamento de facturación

Esta normativa enuncia que en el caso de que sea una persona física el emisor o receptor, el período de conservación de la factura sera de 5 años a partir de su emisión.

Las facturas en las que el emisor o receptor sea persona física, se deben conservar durante un período de cinco años a partir de su emisión.

Seguridad Social

Queda establecido que para que prescriba la obligación del pago de las cuotas a la Seguridad Social han de pasar 5 años, contar desde la fecha en la que debieron ser ingresadas.

Documentación relativa a los expedientes generados por un abogado o procurador

Se deben conservar al menos durante 5 años los expedientes ya que es el plazo en el cual se podrán ejercitar responsabilidades profesionales.

Código de comercio

En una sociedad, existe una serie de documentación que se deberá conservar al menos durante 6 años:

  • Libro diario
  • Registro de inventarios y balances
  • Facturas emitidas
  • Facturas recibidas

Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales

Los sujetos obligados conservarán durante un período mínimo de 10 años la custodia documental en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en dicha Ley.

 

plazo conservación datos

 

Ley Reguladora de la Autonomía del Paciente

Como regla general se puede almacenar durante 5 años la documentación clínica, a contar desde la fecha en la que se da de alta al paciente.

Casos especiales

No obstante, en algunas comunidades autónomas, para ciertos casos se prevé un periodo diferentes de conservación.

Ley  7/2002 de 10 diciembre CA Cantabria, ordenación sanitaria

15 años para la conservación de la historia clínica desde la muerte del paciente.

Ley  3/2001,  de 28 mayo CA Galicia, consentimiento informado e historia clínica de los pacientes

Se conservarán de forma indefinida los datos personales a los que hace referencia el artículo 20 del citado texto legal.

Ley 178/2005 de 26 Jul. CA Canarias que regula la historia clínica en los centros y establecimientos hospitalarios

Se conservarán durante 20 años desde la última acción asistencial la siguiente documentación:

  • autorización de ingreso
  • consentimiento informado
  • hoja quirúrgica
  • órdenes médicas
  • informe de control de medicación
  • hojas del recién nacido, de su propia historia clínica
  • informes de anestesia
  • listas transfusión
  • informes de exploraciones complementarias
  • solicitud de alta voluntaria
  • informes de Anatomía Patológica.
  • documentación de necropsias.
  • información de aquellas historias clínicas cuya conservación sea procedente por razones judiciales

No obstante, se conservarán de manera definitiva:

  • los informes clínicos de alta
  • las hojas de anamnesis y exploración física y las hojas de evolución de los episodios asistenciales de los que no exista informe de alta

Decreto 38/2012, de 13 de marzo, País Vasco, sobre historia clínica y derechos y obligaciones de pacientes y profesionales de la salud en materia de documentación clínica

Una vez transcurridos 10 años desde su fallecimiento, se podrá destruir toda la documentación.

También se podrá destruir la histórica clínica que haya permanecido sin movimientos durante 15 años.

Reglamento de centros de reconocimiento destinados a verificar las aptitudes psicofísicas de los conductores

El centro conservará durante 10 años el contenido de los informes emitidos, así como los documentos que aportó, en su momento el interesado.

safety iuris

¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa?

La normativa establece cuánto tiempo se debe guardar la documentación de una empresa. Dichos plazos pueden variar en función del tipo de documentación del que se trate.

Documentación mercantil

El Código de Comercio señala que los libros de contabilidad, entre los que se incluye el Libro Diario o el Registro de balances o de facturas emitidas y recibidas, ha de conservarse por un período de 6 años.

Existen casos en los que se recomienda mantener la documentación de forma indefinida. Por ejemplo, las cuentas anuales, los contratos a largo plazo, las copias de seguridad de los registros contables o las acciones adquiridas por la empresa (en previsión de una futura venta).

Documentación tributaria

¿Cuánto tiempo hay que guardar la información de una empresa, cuando se trata de información tributaria? Como norma general, se debe guardar la documentación fiscal durante 4 años, ya que es el plazo de prescripción de los impuestos. Sin embargo, existen ciertas excepciones:

  • En caso de que la Agencia Tributaria intervenga para revisar los impuestos, el plazo se iniciará de nuevo, contando con otros 4 años desde que finalice la intervención.
  • Si se han producido pérdidas durante un ejercicio, la documentación tributaria correspondiente se ha de guardar durante 10 años.
  • Al comprar activos por valor superior a 3.005,06 euros para la empresa, el plazo de conservación es de 9 años para bienes

Aunque se hable de 4 años de plazo de prescripción, lo cierto es que hay casos en los que la Agencia Tributaria puede realizar acciones de comprobación que afectan a terceros y, por tanto, obligar a la empresa a suministrar información. Por ello, es recomendable guardar la información durante el período de 6 años indicado por la normativa mercantil.

Documentación laboral

Hay cierta documentación laboral que la empresa debe guardar durante 4 años:

  • Contratos de trabajo
  • Datos sobre trabajadores temporales
  • Registros de jornada laboral
  • Recibos de salarios y cotizaciones a la Seguridad Social
  • Información sobre candidatos no seleccionados
  • Copia del NIE de ciudadanos extranjeros

También hay documentación que se debe guardar durante 5 años:

  • Informes sobre prevención de riesgos laborales
  • Evaluaciones de riesgos
  • Expedientes enfermedades profesionales o accidentes ocurridos en el lugar de trabajo
  • Contratos con servicios de prevención (en caso de haberlos)

Otra documentación

Para otros documentos no hay un plazo de conservación estipulado:

  • Préstamos: se deben guardar hasta que se devuelvan o cancelen
  • Bienes de inversión: hasta que se cumpla el plazo de regulación del IVA (9 años como máximo).
  • Garantías: se han de mantener hasta que se cancelen.
  • Documentación relativa a ejercicios con bases imponibles negativas: hasta 4 años después de que hayan sido compensados.

 

Para más información o consulta, en Safety Iuris estaremos encantados de ayudarle desde nuestro departamento de Protección de Datos, en el telf. 968 93 19 60 o en el correo electrónico info@safetyiuris.com .